En medarbeidersamtale er et godt verktøy for både lederen, den ansatte og bedriften. Her avklares gjensidige forventninger til selve arbeidsforholdet og de resultatene man ønsker å oppnå. Videre kan man bruke medarbeidersamtalen til å skape trivsel, motivasjon og godt samarbeid samt kartlegge behov eller ønsker om kompetanseheving.
10 tips til deg som skal i gang med medarbeidersamtaler:
- Ansvarliggjøring
- Skap tillit og fortrolighet
- Still åpne og smarte spørsmål
- En god og oppmerksom lytter
- Vær klar til å håndtere vanskeligheter
- Vær personlig
- Lag konkrete tiltak
- Tilstedeværelse
- Videreutvikling
- Skriv referat
Medarbeidersamtalen er basert på viktige prinsipper i Arbeidsmiljøloven. I paragraf 4-2 står det følgende:
Krav til tilrettelegging, medvirkning og utvikling
(1) Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal holdes løpende informert om systemer som nyttes ved planlegging og gjennomføring av arbeidet. De skal gis nødvendig opplæring for å sette seg inn i systemene, og de skal medvirke ved utformingen av dem.
Det er ikke lovpålagt å avholde medarbeidersamtaler, men de aller fleste norske bedrifter avholder en slik samtale med sine ansatte minst én gang per år. Dette er en god måte å sørge for at arbeidstakeren kan bidra til egen utvikling, og behovene for tilrettelegging blir avdekket. Det er normalt medarbeiderens nærmeste overordnede som har ansvaret for gjennomføringen.
Leter du etter en god mal for hvordan du skal gjennomføre medarbeidersamtalen? Vi gir vi deg våre beste tips her:
1 – Ansvarliggjøring
Ansvarliggjøring er viktig for at medarbeidersamtalen skal være nyttig og ha noe for seg. Det kan være en god idé å be medarbeideren selv bestemme de 10 viktigste spørsmålene som skal danne utgangspunkt for samtalen. Sett dem opp i et skjema, slik at begge parter kan forberede seg før samtalen finner sted.
Under samtalen er det viktig å stille åpne spørsmål, slik at medarbeideren blir medansvarlig for behov, drømmer, ønsker og mål. Gode åpne spørsmål begynner med hva og hvordan. I tillegg kan det være relevant med hjelpespørsmål underveis i samtalen.
2 – Skap tillit og fortrolighet
Fortrolighet oppnås ikke på en dag. Still tydelige forventninger til samtalen, og minn medarbeideren om at samtalen er konfidensiell.
3 – Still åpne og smarte spørsmål
Som leder må du huske på at dette er en samtale. Det er derfor viktig at du tenker gjennom spørsmålene på forhånd, og hvordan du skal formulere dem slik at det ikke virker som et intervju. Husk at alle er forskjellige. Noen synes det er lettere å snakke åpent om behov og ønsker, mens andre synes at dette er et vanskelig felt. Gjensidig respekt, likeverd og empati er alltid et godt utgangspunkt.
4 – Vær en god og oppmerksom lytter
Lytt, og still konkretiserende og utdypende spørsmål. Våg å bli kjent med medarbeideren din, og la vedkommende bli kjent med deg.
5 – Vær klar til å håndtere vanskeligheter
Dersom det i løpet av samtalen dukker opp negative saker, er det viktig at du ikke går i forsvar, men i stedet velger å lytte til det som blir sagt. Det krever mye mot å tørre å snakke om vanskelig ting med lederen sin. Sørg også for at fokuset ligger på fremtiden og hvilke forventinger dere begge har til denne.
6 – Vær personlig
Privatlivet påvirker også arbeidslivet, og det kan være fint for deg som leder å vite om saker som påvirker medarbeideren. Det er imidlertid viktig å vite hvor grensene går. Det er medarbeideren som må sette grensen, og lederen som må respektere denne. Gi støtte og råd, og vit hvor du skal henvise medarbeideren dersom du forstår at vedkommende har behov for ekstra støtte og hjelp.
7 – Lag konkrete tiltak
Resultatet av medarbeidersamtalen bør være et sett med tiltak med dertil hørende tidsfrister. Disse skal bidra til at medarbeideren når de målene dere har blitt enige om.
8 – Aktiv tilstedeværelse
For å få en god medarbeidersamtale bør du sørge for at dere kan sitte uten å bli forstyrret. Vær en aktiv lytter, interessert og nysgjerrig. Bidra til at medarbeideren føler at vedkommende er en viktig del av arbeidsplassen.
9 – Videreutvikling og oppfølging
Medarbeidersamtalen har mange funksjoner, og en av dem er å bli enige om en vei videre. I løpet av samtalen bør dere bli enige om hvilken støtte og struktur som er trengs for den videre utviklingen. Dialogen skal være konstruktiv og oppbyggende. I tillegg er det viktig med god oppfølging.
10 – Skriv referat!
Få medarbeideren til å skrive referat fra samtalen. Dette bidrar blant annet til at vedkommende får større eierskap til innholdet. I tillegg sparer dette deg som leder for mye tid, spesielt om du har flere ansatte.
Trenger dere en mal? Last ned mal for medarbeidersamtale
Til slutt et bonustips!
Hvis dere lagrer referatet i den ansattes eget arkiv i Adminkit, slipper dere den store leteaksjonen etter referatet før neste samtale!